Una delle cose che ho imparato con il tempo è che i “Secondo me” dentro un’azienda sono pericolosi.
“Secondo me a fine mese avremo i soldi per pagare tutti”
“Secondo me i nostri clienti migliori sono le pizzerie”
“Secondo me dovremmo fare prima questa cotta rispetto che l’altra”
Parlare per “Secondo me” è molto pericoloso, è sintomo di approssimazione, di poca chiarezza dentro l’azienda.
Essere imprenditori, significa essere sognatori. Si hanno delle idee in testa che si vogliono realizzare e spesso si arriva a sacrificare molto del resto per dare la priorità ad una singola cosa. Questo da un lato è quello che rende il fare impresa avvincente, dall’altro spesso porta ad errori e fallimenti che facilmente potrebbero essere evitati.
Se quindi un “Secondo me” è ogni giorno la fortuna di tanti imprenditori quando si tratta di sviluppare un’idea, dall'altra ne è anche la rovina quando diventa l’unica cosa a cui un imprenditore fa fede quando deve costruire le sue convinzioni.
Ecco che se un “Secondo me c’è bisogno di questo nuovo tipo di birra per conquistare i consumatori più giovani” potrebbe essere la fortuna di qualcuno, mentre un “Secondo me non è la strategia giusta di vendita” basato sulla percezione dell’imprenditore, senza dati a supporto, potrebbe esserne il fallimento.
Dati, dati e ancora dati.
Per anni in birrificio ho fatto solo ed esclusivamente il birraio. Arrivavo la mattina controllavo il programma di produzione e mi mettevo a fare quello che avevamo previsto per quella giornata.
Facevo cotte, lavavo fermentatori, imbottigliavo, infustavo… Insomma, normale vita da birraio. Non mi preoccupavo di nient’altro, la birra se la vendeva tutta il mio socio Fabio, eravamo sempre con i magazzini vuoti e le cose andavano bene. Il commercialista a fine anno ci faceva il bilancio e nemmeno mi preoccupavo di saperlo leggere.
Poi nel 2019, poco prima del Covid, ho ricevuto una bella batosta. Quell’anno avevamo avuto un’esplosione di vendite di tutto rispetto con un bel record di fatturato. Arrivare alle feste di Natale era stato estenuante ed eravamo convinti di aver finalmente la possibilità di dividerci un piccolo gruzzolo di utili.
Utili che però non c’erano avremmo scoperto alla prima riunione con il commercialista. Il bilancio era in pareggio se non addirittura in rosso.
Di birra ne avevamo fatta tanta, ma quello che non avevamo fatto era tenere tutti i dati aziendali sotto controllo, ci eravamo affidati ai “Secondo me” per tutto l’anno, anche nel crearci l’aspettativa dell’utile in bilancio.
Quella fu l’epifania che mi rivelò l’importanza della gestione aziendale basata sui numeri e non sulle percezioni.
Da quel momento ho iniziato a misurare ogni singola cosa che potesse aiutarmi a prendere decisioni: dalla distinta base delle ricette, per capire quanto variassero i costi di produzione, fino alle fluttuazioni mensili dei debiti e crediti aziendali, chiaro indicatore di eventuali problemi gestionali. Dai giorni medi di permanenza della birra pronta in magazzino, alla percentuale di ordini arrivati ed evasi completamente ed in tempo.
Inutile dire che le cose sono migliorate velocemente.
Anche il 2020, anno che sappiamo essere stato un anno difficile, ha visto il nostro bilancio in positivo seppur con fatturato in calo.
Non abbiamo un birrificio, ma tante aziende diverse che lavorano assieme.
Per quanto un birrificio possa sembrare un’unica azienda, lo potremmo smembrare una serie di sottoaziende che di fatto lavorano e collaborano assieme.
Di fatto, la produzione si occupa di cucinare, fermentare e confezionare la birra. Poi abbiamo la logistica che si occupa di consegnare la birra e ci sono poi i venditori che hanno il compito di vendere quanto prodotto. Se presente, c’è poi anche la tap room che ha il suo ruolo di azienda nell’azienda.
Tutte queste aziende (potremmo chiamarli reparti aziendali, è la stessa cosa), hanno i loro compiti ed i loro costi. Creano ricavi e debiti, hanno personale che va gestito.
E tutte devono lavorare assieme in modo sincrono, un blocco di una di queste aziende, crea a catena problemi sulle altre.
Per questo motivo un controllo preciso diventa ancora più necessario. Basta poco per l’appunto per bruciare punti di margine sulla birra venduta, quando un anello della catena di lavoro da problemi.
Un esempio: con i livelli di inflazione attuali e con i costi energetici fluttuanti che ci sono al momento, sommati agli elevati tassi di interesse bancari, una bottiglia di birra che rimane un mese dentro il tuo magazzino, ti mette in tasca il 2% in meno di margine. Questi tra l’altro sono costi occulti, che non vedi, ma che ci sono.
Se quindi produci la birra ma sei poi lento a venderla, ecco che il calo di valore è tale che il tuo bilancio a fine anno potrebbe avere davanti il segno meno, pur avendo fatto tutto per bene.
Come misurare senza impazzire
Quando ci si approccia ai numeri per la prima volta, arriva subito lo sconforto.
Ci si ritrova a dover mettere in ordine dati, capire cosa influisce su un processo, quali costi inserire in una distinta base e quali mettere da qualche altra parte del foglio excel. So per esperienza che la cosa è tutt’altro che facile e piacevole.
Però è una cosa necessaria e prima inizierai a tener traccia di tutto, prima vedrai i risultati. Ti lascio alcuni consigli per risparmiare tempo e soprattutto energie.
Per prima cosa, se il tuo birrificio esiste da un poco di tempo, inizia mettendo in ordine i dati storici che già hai. Cerca di raggrupparli in queste tre categorie: dati di produzione, di vendita e fatturato, costi. Poi sviluppa una alla volta queste categorie.
Trova i parametri, gli indicatori (KPI in inglese) che più reputi essenziali e concentrati su di essi. Idealmente dovrebbero essere quelli che sono più facilmente aggiornabili, che al loro variare portano con sé un campanello d’allarme e che già con un veloce sguardo ti indicano la strada da seguire.
Poi, appena hai lo storico in ordine, fatti un programma di aggiornamento. Che sia settimanale, mensile o bimestrale, fai in modo di essere puntuale. Insomma, una giornata al mese dovresti staccare le mani dalla sala cottura e dopo aver spento il telefono, dedicarti alla lettura di quello che il tuo birrificio ti dice, con i numeri.
I risultati non tarderanno ad arrivare.
Se poi ti serve un aiuto a mettere in pratica tutto questo, contattami che ne parliamo.
