5 Errori comuni nella gestione dei costi di un birrificio e come evitarli

Oggi vorrei fare un’analisi approfondita dei più comuni errori di gestione dei costi che vengono alla luce quando inizio a lavorare sui numeri dei birrifici.

Si tratta di errori che possono essere facilmente risolti con un impegno minimo ma che possono portare a miglioramenti economici importanti in poco tempo.

Ne ho individuati, tra i tanti, cinque, i più frequenti.

Ti consiglio di leggere tutto con attenzione, sono certo che ti ritroverai in quanto scrivo. 

Per prima cosa, sappi che non è solo colpa tua!

Io per primo mi sono ritrovato ad affrontare il problema della gestione dei costi in un birrificio che ad un certo punto ha iniziato a crescere più di quanto avevo previsto.

In una situazione di questo tipo, la precisione finanziaria diventa ancora più delicata ed io ero tutto fuorché pronto.

Ricordo come i costi fissi andarono nel giro di poco tempo fuori scala, le marginalità di vendita erano in continuo calo a fronte di un continuo aumento dei volumi di birra prodotta.

Insomma, stavamo crescendo tanto ma le casse (ed i conti correnti) si svuotavano invece che riempirsi.

E quando mi sono reso davvero conto del muro verso il quale stavamo andando a schiantarci, il mio primo istinto è stato di trovare un responsabile. 

Il primo a sentirsi in colpa ero io ovviamente, nella mia testa avrei dovuto prevedere tutto questo.

Ed in un certo senso era un ragionamento giusto. Birrificio mio, responsabilità mia.

Però allo stesso tempo mi rendevo conto che chi mi avrebbe dovuto aiutare (almeno in teoria, il commercialista) tutto aveva fatto fuorché avvertirmi e prepararmi a questo sconvolgimento improvviso.

Io facevo l’imprenditore, cucinavo e fermentavo mosto, imbottigliavo birra. Gestivo fornitori e clienti, registravo fatture. Insomma, tutto quello che fa un titolare di birrificio.

Delegavo il controllo contabile all’esterno (al commercialista per l’appunto), credevo che bastasse riuscire a pagare stipendi, mutui, affitti e fornitori per essere “bravo” nel mio lavoro.

Nessuno, ripeto, nessuno, mi aveva preparato a gestire i numeri prima, la crescita improvvisa dopo. 

Quindi, forse un poco era colpa mia, ma chi mi aspettavo avrebbe dovuto proteggermi, non lo ha fatto mai. 

Quel giorno ho capito che i numeri interni del mio birrificio, non potevo fare affidamento sul professionista che pagavo (il commercialista) per fare in teoria proprio questo.

Mi aveva illuso che quello che facevo andasse bene, scaricandomi in un certo senso dalla mie responsabilità.

Scommetto che anche a te il commercialista non ha mai chiesto le tabelle di costo delle birre che produci giusto? Ti ha mai preso da parte per analizzare i tuoi margini di vendita? E ti ha mai detto che per avere chiari i tuoi flussi di cassa ti servirebbe un rendiconto finanziario? Avete mai fatto un’analisi del tuo bilancio approfondita che non si limitasse a verificare la congruità ISA (Studi di settore)?

Ecco, per questo ti dico che non è del tutto colpa tua se sbagli. 

Non è colpa tua se non sai cosa e come fare, è però comunque tua responsabilità controllare le tue finanze, i tuoi costi ed i tuoi numeri.

Bello o brutto che sia, io lo ho scoperto giusto in tempo per non fallire. 

Ecco quindi che con questa lista di errori più comuni, voglio aiutarti a mettere gli occhi sulla situazione finanziaria del tuo birrificio e sono sicuro che, a meno che tu non sia già un mostro a riguardo, ti ritroverai in queste situazioni.

Primo errore: non monitori i costi di produzione regolarmente.

Ne abbiamo parlato in questo post di quanto sia importante questo fattore. 

Le schede di costo andrebbero aggiornate in maniera continua, per ogni lotto prodotto. Dovresti considerare i costi nascosti, le perdite, gli omaggi e le confezioni che non riesci a vendere. 

Dalla mia esperienza, sappi che la stima che hai fatto dei costi delle tue birre se non includi le perdite ad esempio, potrebbe essere sottostimata di minimo un 10%.

Se poi non aggiorni le tue tabelle da tanto tempo, la questione potrebbe essere ancora più grave.E non sapere esattamente quanto ti costi la birra che produci in ogni momento, ti porta a non poter calcolare in maniera precisa i tuoi margini di vendita. Con il risultato che potresti pensare di star guadagnando mentre potresti essere in una situazione di perdita di denaro.

Questo primo errore lo ho riscontrato nel 100% dei birrifici con cui lavoro e per questo motivo ho deciso di tenere un webinar gratuito apposito a riguardo che ti invito a seguire se vuoi finalmente capire come compilare e gestire le tue schede di costo.

Quando: martedì 1 ottobre 2024 alle 18.00, online.

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Quindi, non sapere quanto ti costa la birra non ti permette di calcolare in maniera corretta i prezzi di vendita. Questo ci porta direttamente al secondo errore.

Secondo errore: non aggiorni i prezzi di vendita in base ai costi variabili.

Lo so, aumentare i prezzi in un periodo come questo è difficilissimo.

La concorrenza è agguerrita, i clienti hanno sempre meno denaro in tasca e la birra artigianale è già considerata un bene costoso. Vendere a prezzi più alti non è una via praticabile (a meno di un importante lavoro sul brand del birrificio per far aumentare la qualità percepita, ma questa è altra materia).

Non aumentare i prezzi all’aumentare dei costi di produzione però porta a perdere marginalità preziosa utile per coprire i costi fissi.

Quindi come fare?

Le strade sono solitamente due e richiedono: un lavoro importante lato vendite ed un’ottimizzazione massima dei flussi produttivi.

Lato vendite diventa necessario aumentare il valore percepito del marchio del birrificio, questo si fa con il marketing. In questo modo i clienti saranno disposti a spendere di più per le tue birre.

Allo stesso tempo, ottimizzando i flussi di produzione attorno alle birre che vendono di più e meglio riuscirai a risparmiare sia in termini di costi fissi che variabili. Il risultato è un abbassamento del punto di pareggio che si traduce in minor marginalità necessaria per raggiungerlo a parità di birra venduta. 

Se dovessi scegliere da dove partire partirei dall’ottimizzazione interna. Questo perché risparmiare significa anche risparmiare risorse da poter reinvestire in marketing, cosa che completa il lavoro.

Terzo errore: sottovaluti i costi fissi

Anche in questo caso ho fatto un articolo a riguardo che ti consiglio di leggere e che parla di come capire quanto impattano i costi fissi sui litri di birra che vendi.

I costi fissi sono un fattore molto delicato da tenere sotto controllo in birrificio. Hanno infatti il potere di mandare il tuo bilancio in rosso nel giro di poco tempo se non correttamente monitorati.

Ti faccio un esempio.

Sei in difficoltà con la produzione e senti la necessità di un aiuto, assumi un nuovo collaboratore. Quanto questa figura inciderà sul tuo bilancio? Quanta birra in più dovrai vendere per coprire il suo costo? 

Magari a livello di cassa ti rendi conto di avere la liquidità necessaria, ma il tutto è sostenibile nel lungo periodo? 

Stesso ragionamento va fatto quanto vai ad aprire una nuova linea di credito in banca, un nuovo mutuo. 

Questo è un esempio macroscopico, un collaboratore ha un costo importante. Quello che di solito frega i birrai ed i loro birrifici, sono i piccoli costi che si ritengono inoffensivi.

Abbonamenti a software che si usano poco, contratti energetici poco ottimizzati, manutenzioni programmate ad attrezzature che non si usano, spese pubblicitarie su canali poco efficaci (hai presente il torneo di calcetto?).

Fai una cernita di tutte queste spese e fatti una domanda: se elimino queste spese, domani mi risulta più difficile lavorare? Se la risposta è no, puoi tagliare tranquillamente.

Quarto errore: non consideri il costo del tempo e delle risorse nella pianificazione

Sai quando dici: “pago tutti ma a me non rimane mai niente”?

Ecco, questa è la spiegazione esatta di questo errore.

Vuoi davvero uno stipendio dal tuo birrificio? Vuoi una remunerazione giusta e che ti permetta di vivere serenamente?

Inizia ad inserire il costo del tuo tempo nel budget previsionale che metti assieme ad inizio anno (se non sai cosa sia un budget, c’è un articolo pronto a spiegartelo).

Capirai al volo quanto incida il tuo lavoro, saprai quanta birra ti è necessario vendere in più e soprattutto ti renderai conto se il tuo birrificio può sostenere tutto questo con la base di attrezzatura e costi attuali.

E se da una parte è vero che noi imprenditori dovremmo calcolare l’utile di bilancio come nostra retribuzione, dall’altra è anche giusto darci un prezzo dal momento che in birrificio ci passiamo come minimo 60 ore alla settimana.

Quindi, vuoi una paga? Inizia a calcolarti come un costo per la tua azienda e trova i modi per coprire questo costo.

Quinto errore: Ignori gli sprechi e le inefficienze

Con questo quinto errore facciamo un riassunto di tutto quello che abbiamo visto fino ad ora.

Questo perché i primi quattro errori sono già per loro caratteristica intrinseca frutto di inefficienza e spreco.

Inefficienze produttive, di controllo e di pianificazione sono alla base di perdite di denaro e non metterci mano è dannoso per il tuo birrificio.

Puoi davvero prestare attenzione a dove acquisti le materie prime per risparmiare qualche decina di euro di trasporto per ogni cotta, ma se poi non monitori le rese di produzione il tuo lavoro di ricerca del fornitore migliore diventa vano.

E puoi cercare di vendere la birra al prezzo più alto possibile ma se poi non tieni sotto controllo i costi fissi il margine che generi se ne va comunque in fumo.

Presta quindi attenzione a tutto quello che accade dentro il tuo birrificio. Fai un giro in magazzino e cerca di capire cosa hai acquistato e che non ti serve, prova a rivenderlo, libera liquidità e spazio.

Cerca di capire quali siano le tue birre maggiormente remunerative, dismetti quelle che non lo sono e limita il capitale circolante, proteggi la cassa e risparmia in interessi bancari.

Lavora a 360 gradi sul flusso di lavoro del tuo birrificio, gli sprechi si nascondono sempre in bella vista, ricordalo.

Quindi, che fare?

Come avrai capito, il lavoro da fare è tanto. Se guardi il tutto da fuori forse rischi di sentirti sopraffatto. Da dove iniziare?

La risposta è: l’importante è iniziare, non importa da dove!

Di certo il primo lavoro da fare è quello di chiarire per bene i costi che stai sostenendo, sia quelli variabili che quelli fissi.

Creati un quadro chiaro della tua situazione finanziaria e da li inizia a pianificare i miglioramenti. 

Di certo se sei arrivato fino ad oggi senza mettere mano a queste cose significa che qualcosa di buono lo stai facendo, puoi solo migliorare.

Quindi inizia, se poi ti serve aiuto, sistemare queste cose è il mio mestiere ormai (e no, non faccio il commercialista, per questo ti posso aiutare!).

A presto

Nicola